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1 — Agenda, téléphone, emails : du temps pour s’organiser
2 — Réunions : du temps à gagner
3 — Relations avec ses collaborateurs : du temps pour échanger
4 — Relations avec l’extérieur : du temps à dépenser avec parcimonie
5 — Vacances et équilibre personnel : du temps pour soi
Entrepreneurs

Entrepreneurs, comment mieux gérer votre temps ?

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Par Mickaël Cabrol et Hubert Reynier - 08 octobre 2018 / 09H00

Morning routines, time hacks et autres astuces pour ne pas courir après le temps font un carton auprès des entrepreneurs pour qui le temps, c'est de l'argent. Mickaël Cabrol et Hubert Reynier présentent quelques bonnes pratiques pour s'organiser efficacement et ne pas se laisser dépasser.

À nouvelle rentrée, nouvel agenda, et la promesse d’une organisation bien réglée. Mais les bonnes intentions passent à la trappe des affaires urgentes : il faut rappeler un client, déjeuner avec un associé, rencontrer un journaliste, passer d’une réunion à l’autre, être ici et là, bref, pratiquer une forme d’ubiquité – mais sans la tenue des X-Men, le costume du CEO est plus passe-partout. Si l’ubiquité ne vous sied guère, rassurez-vous : gérer son temps, cela s’apprend. Et le temps que vous y consacrez n’est jamais perdu. Voici 5 points clés pour vous y aider.

Agenda, téléphone, emails : du temps pour s’organiser

Gérer son agenda demande du temps mais si vous y consacrez une heure au début de chaque mois et vingt minutes chaque lundi, vous en gagnerez. C’est un investissement rentable. Pour plus de clarté, distinguez les tâches impératives des plages « ouvertes ». Concentrez-vous sur les tâches importantes ou urgentes et planifiez avec soin celles que l’urgence ne réclame pas. Sauf exception, refusez de décaler une tâche planifiée.

Prenez soin également de distinguer votre agenda à long terme (« corporate ») de votre agenda hebdomadaire. Votre « corporate agenda » reflète votre rôle de dirigeant, c’est-à-dire définir et faire exécuter la stratégie de votre entreprise (idéalement, planifiez-le en septembre, jusqu’à fin décembre de l’année suivante).

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La gestion des emails et du téléphone est souvent très chronophage. Posez quelques règles et tenez bon : ne vérifiez vos emails que quatre fois par jour (9 heures, 11h30, 15 heures, 18 heures) et limitez le nombre d’emails sortants – en commençant par ne pas répondre à la volée à vos emails entrants, préférez des plages dédiées. Assurez-vous que votre boîte mail est vide en fin de journée ; archivez les emails auxquels vous ne pouvez pas répondre le jour même.

Enfin, préférez le message vocal ou le sms plutôt que le « call » en direct : filtrez les appels selon leur importance. Pour ce faire, inscrivez le plus possible de vos contacts dans votre répertoire.

Réunions : du temps à gagner

Ce n’est pas un secret : la « réunionite » est l’un des maux les plus ancrés dans l’entreprise. Selon une étude OpinonWay d’avril 2017, les salariés passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion… et plus du double pour les cadres ! Pourtant, seulement 52% de ces réunions sont jugées productives. Il ne tient qu’à vous de changer cela !

Pour commencer, limitez la durée de toutes les réunions auxquelles vous participez à 45 minutes. Privilégiez les conférences téléphoniques, en vous fixant la même limite de temps. Soyez stricts sur les horaires : un rendez-vous ou une réunion commencent à l’heure et finissent à l’heure.

Trois autres points essentiels : éteignez votre portable en réunion pour donner l’exemple ; exigez toujours un ordre du jour clair (pas de réunion sans objectif clairement défini ni plan d’actions à l’issue des échanges) ; enfin, encouragez des modes de présentation synthétiques, comme le mind mapping et exigez un nombre réduit de supports.

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Relations avec ses collaborateurs : du temps pour échanger

Les relations avec votre équipe sont essentielles dans et à la gestion de votre temps. Passez donc en mode agile et responsabilisez vos collaborateurs : axez sur l’itération et le feedback plutôt que sur l’approche traditionnelle en cascade. Déléguez le plus possible vos activités d’exécution ; cherchez toujours à qui vous allez confier une tâche avant de la réaliser vous-même.

Lorsque c’est nécessaire, pratiquez la politique de la porte fermée mais faites savoir qu’elle est toujours ouverte en cas de problème. Pratiquez le management by wandering around ou management baladeur : promenez-vous dans votre entreprise, allez voir ailleurs si vous y êtes et qui s’y trouve. C’est un bon moyen pour engager vos employés et créer du lien ; en outre, beaucoup d’informations et de micro décisions peuvent se prendre ainsi.

Surtout, valorisez vos collaborateurs : ils vous le rendront au centuple en initiative et disponibilité, donc en économie de votre temps.

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Relations avec l’extérieur : du temps à dépenser avec parcimonie

Les déplacements sont chronophages et votre présence en chair et en os n’est pas toujours d’une grande nécessité : quand vous le pouvez, déléguez, quitte à « sacraliser » un peu votre présence. Et pour ceux qui voudraient absolument vous voir, guidez-les poliment vers l’option visioconférence : son rapport qualité/temps est imbattable.

Appliquez le principe « recevoir plutôt que visiter » et évitez les déjeuners ou les dîners de plus de deux heures ; d’ailleurs, limitez le plus possible les déjeuners d’affaires et privilégiez les petits déjeuners, s’ils ont un vrai impact business – sinon, apprenez à dire non (merci).

Coupez court aux échanges sur des sujets qui ne sont pas prêts : vous n’êtes pas là pour « produire » ou « compenser » ; dans le même ordre idée, acceptez de ne pas être l’expert, mais le décideur – acceptez que certains détails techniques vous échappent.

Vacances et équilibre personnel : du temps pour soi

Tout ce qui a été dit plus haut doit vous permettre de mieux gérer votre équilibre vie pro-vie privée, notamment en vous permettant de passer (un peu) moins de temps au travail. Votre implication ne doit pas vous empêcher de prendre régulièrement des vacances pour vous ressourcer. Le droit à la déconnexion et au télétravail n’est pas réservé à vos collaborateurs : il s’applique aussi bien à vous. Vous ne montrez pas le mauvais en exemple en vous octroyant une demi-journée de télétravail par semaine, au contraire ! C’est un bon moyen pour prendre du recul.

Enfin, maintenez-vous en forme, faites de l’exercice : rien de tel pour se vider la tête. Prenez un livre. Allez voir une expo, un film, un ami. Allez chercher vos enfants à l’école. Faites une sieste (auquel cas n’allez pas chercher vos enfants à l’école…). Faites une pause. Soufflez. Prenez votre temps. Vous travaillerez mieux.

Mickaël Cabrol, CEO fondateur d’EasyRecrue, et Hubert Reynier, CEO fondateur de Visconti

Par

Mickaël Cabrol et Hubert Reynier

08 octobre 2018 / 09H00
mis à jour le 09 octobre 2018
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