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#MaddyTips Comment implémenter le système de management OKR dans sa startup en un mois

#MaddyTips : Comment implémenter le système de management OKR dans sa startup en un mois
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Depuis le mois de Janvier, nous avons implanté chez Fetch un nouveau système de management. Le but de cet article est de vous expliquer comment nous avons fait pour l’implémenter et vous montrer comment nous l’utilisons au quotidien maintenant. Je me suis inspiré fortement du livre Radical Focus que je conseille vivement si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet.

La mise en place de ce nouveau système de management chez Fetch

1/ Qu’est ce que le système OKR

Les OKR sont une forme de management par les objectifs qui fut utilisé en 1er par Andy Grove dans les années 80, ancien CEO d’Intel. Cette méthode est maintenant utilisé par de nombreuses entreprises comme par exemple Google, Linkedin, Zynga.

2/ Quel est l’objectif de ce système

  • Mettre en place des objectifs inspirants et des résultats clés permettant de mesurer la réalisation de ces objectifs
  • Contrôler que l’entreprise et l’équipe travaillent dans le but de réaliser des progrès permettant d’atteindre les objectifs
  • Etablir une cadence qui permet à chacun de se souvenir de ce que nous essayons d’accomplir et se tenir responsable les un les autres.

3/ Comment fonctionne ce système

Un OKR se divise en 2 partie :

  • L’objectif

Son but est d’être qualitatif et inspirant. Il doit pouvoir se réaliser sur un timing assez long (un quarter est parfait) Ce n’est pas une tâche ou projet qui va durer une ou deux semaines.

  • Les résultats clés

Les résultats clés permettent de prendre l’objectif et de le décomposer en plusieurs parties quantitatives permettant de le mesurer. Les résultats peuvent être axés sur : Croissance, engagement, revenue, performance, qualité.

Un OKR dure pendant un trimestre. C’est donc un système remis à jour 4 fois par an. Q1/Q2/Q3/Q4. Les KR doivent toujours être des “stretchs goals” Il faut avoir 50% de confiance de les réussir au début du quarter.

4/ Implémentation chez Fetch

Etape 1 :

Nous avons commencé par demander à toute l’équipe (20 personnes à ce moment la) Quel est selon vous l’objectif principal de Fetch pour la période Janvier/Mars 2018 ?

Nous avons ensuite fait une réunion avec les managers et mon associé afin de déterminer l’OKR de Fetch suite à l’analyse de la vision des équipes et la notre.

Nous avons ensuite attaqué les OKR de chaque départements (marketing, supports clients etc)

Puis les OKR de chaque manager de départements et top management (COO, CEO)

Il faut comprendre que ce système est pyramidale :

OKR de l’entreprise => OKR d’un département => OKR d’un employé

Etape 2 :

Chaque manager à refait ce process avec son équipe.

Important : Ce n’est pas au manager de créer les OKR de chaque membre de son équipe dans son coin. Il faut le faire avec son équipe et laisser chaque personne déterminer ses résultats clés.

Le système de management OKR au quotidien chez Fetch

Une fois que j’ai pu récolter et valider 100% des OKR de l’équipe nous avons designer un processus afin de maximiser l’impact de ce système sur :

  • la communication
  • la transparence
  • l’alignement de chaque personne et équipe vers l’objectif de l’entreprise
  • disponible très facilement pour n’importe quelle personne de l’équipe

1/ Le quadrant OKR du lundi

Nous avons créé un document excel avec des onglets (un par employé) dans lequel il y a un quadrant sous cette forme

 

Priorités de la semaine => Listing des top priorités de la semaine (remise à jour chaque semaine)

OKR niveau de confiance => Vos OKR du trimestre, ils ne doivent pas changé du trimestre (remettre à jour le niveau de confiance de la réalisation de chaque KR chaque semaine)

Projets principaux => Le listing des projets sur lesquels vous travaillez et allez travailler dans les 4 prochaines semaines (liés aux OKR)

Santé métriques => Les tâches que vous allez devoir assurer cette semaine (hors OKR) pour le bon maintien de l’activité

Ce quadrant est remis à jour par chaque membre de l’équipe chaque lundi matin avant 12h.

  • les événements à venir dans la semaine
  • les highlights de la semaine précédente
  • les projets à venir et ceux mis en pause
  • les scores de la semaine précédente

2/ Le weekly statut

Le weekly statut est un mail que doit envoyer chaque membre de l’équipe le vendredi avant 19h au CEO.

Il comprend :

  • son OKR personnel avec la mise à jour du niveau de confiance d’atteinte des Key results
  • l’analyse sur les priorités de la semaine qui se termine => réalisées ou non ? Pourquoi ?
  • la définition des priorités de la semaine suivante
  • les problèmes rencontrés/roadblocks
  • des commentaires/notes à faire passer

Ces mails sont ensuite redirigés via zapier dans un dossier accessible à tous.

Chaque membre de l’équipe peut lire le weekly statut des autres dès le vendredi soir ou le weekend.

Conclusion

Le système OKR est un nouveau process chez Fetch, il faut donc que nous ayons plus de recul pour connaitre son impact à moyen/long terme mais il est indéniable qu’il nous aide déjà sur :

  • la communication générale
  • la compréhension par tous de l’objectif du trimestre de l’entreprise et l’impact de chaque pôle et personne dans les objectifs de l’entreprise
  • l’autonomie et la responsabilité que cela donne aux membres de l’équipe
  • la vision des avancées et problèmes réels de son équipe pour le CEO
  • Pleins d’autres avantages que nous allons découvrir !

Jean-Charles Kurdali est le CEO de Fetch. Retrouvez son post original sur Medium.

Mots clés : Fetch, maddyTips, OKR