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Les outils pour rebondir vite et bien

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Par Maddyness, avec Salesforce - 08 septembre 2020 / 06H07

Distanciation sociale dans les bureaux ou télétravail généralisé ont mis à rude épreuve les process des entreprises. Divers outils leur permettent néanmoins de se préparer efficacement à cette situation inédite… mais qui a vocation à durer. Revue de détail.

Communiquer avec ses salarié·e·s à l’heure de la distanciation sociale

Les entreprises sont tiraillées entre la nécessité de reprendre une activité normale – voire d’autant plus soutenue qu’il faut rattraper le temps perdu pendant le confinement pour certaines – et l’impératif de respecter le nouveau protocole sanitaire édicté par le gouvernement le 31 août dernier. Pour les entreprises qui ne peuvent pas généraliser le télétravail, ou qui souhaitent maintenir des rendez-vous professionnels ou simplement de convivialité, la startup La Vitre a conçu, comme son nom l’indique, une “fenêtre numérique” qui promet une expérience de visioconférence plus naturelle. Exit la webcam bringuebalante et l’image figée par une mauvaise connexion, La Vitre permet de se voir en pied et intègre des outils de travail collaboratif directement sur l’écran, afin d’échanger de manière fluide et efficace.

Pour les sociétés qui peuvent faire le choix du télétravail, le nouvel outil de Klaxoon, spécialiste des solutions de travail collaboratif sélectionné parmi les pépites du Next 40, devrait faire mouche. Board, encore en version beta avant son lancement à grande échelle fin septembre, cherche à “augmenter” les réunions grâce à un espace de travail visuel, interopérable avec les grandes solutions de visioconférence du marché. Les participant·e·s à une réunion virtuelle peuvent ainsi travailler ensemble dans une interface qui permet la mise en forme de différents types de contenus (texte, image, vidéo…) et facilite les échanges grâce à des modules de vote ou de question.

Du côté de Mailoop, la démarche est plus frugale : il s’agit non pas de réduire les échanges mais de limiter drastiquement “l’infobésité”, c’est-à-dire l’énorme quantité d’informations que les collaborateur·trice·s échangent chaque jour, mais aussi la pollution numérique générée par les mails inutiles envoyés au sein des équipes. Un challenge d’autant plus d’actualité que le télétravail a tendance à doper les interactions numériques, pas toujours pertinentes cependant ! La startup rappelle ainsi que “trop d’information tue l’information : 35% des mails internes ne sont jamais consultés”, alourdissant les boîtes mail et la charge mentale des salarié·e·s. Pour y remédier, l’entreprise a mis au point une solution destinée à analyser la situation en matière de communication interne puis de limiter les interactions superflues grâce à une batterie d’outils (options de déconnexion, filtres intelligents pour bien cibler les envois de mails, réponses automatiques pour restreindre les boucles interminables…) et à des mécaniques de gamification encourageant les utilisateur·rice·s à réduire leurs envois.

Manager et animer ses équipes à distance

Steeple a fait passer le tableau d’affichage papier à l’ère numérique. A mi-chemin entre l’outil collaboratif et le réseau social d’entreprise, la solution embarque des fonctionnalités variées, allant des sondages à la présentation de vidéos, avec la possibilité de les rattacher à des thématiques spécifiques : vie de l’entreprise, covoiturage ou comité d’entreprise pour des problématiques internes ; marketing, communication, réseaux sociaux pour de la communication externe. Particulièrement utile lorsque les effectifs de l’entreprise sont répartis sur plusieurs sites, la solution permet à tou·te·s d’accéder simultanément à l’information et de se tenir informé·e des dernières actualités de la société.

Doper le lien social en entreprise pour améliorer l’engagement collaborateur, c’est l’idée de Comeet. Alors que la crise a fragilisé le sentiment d’appartenance des salarié·e·s à leur entreprise, Mélanie Brunella, cheffe des opérations chez Comeet estime que “maintenir la qualité du lien social entre les collaborateur·trice·s sera primordial afin d’entretenir des équipes performantes, motivées, se sentant bien sur leur lieu de travail et avec leurs collègues”. L’application développée par la startup, par ailleurs membre fondateur du collectif HappyTech, présente divers modules, de l’intégration de nouveaux et nouvelles collaborateur·rice·s à la mise en relation entre talents internes à l’entreprise. Grâce à la fonctionnalité permettant aux salarié·e·s d’échanger entre eux, l’application dope également le développement de compétences par les pairs.

A voir aussi sur MaddyPlay : Up Stories – Saison 2 – Épisode 2 : Comeet, une IA brevetée pour développer le lien social en entreprise

En matière de formation des salarié·e·s, Simundia a imaginé une solution intégralement en ligne destinée à démocratiser le coaching professionnel, aujourd’hui réservé aux top managers. L’entreprise sélectionne ainsi un groupe de salarié·e·s aux problématiques similaires – définies grâce à leurs missions (des postes qui impliquent du management, par exemple) ou leur expertise métier – qui recevront des contenus en lien avec les compétences à développer. Chacun·e est ensuite libre de solliciter une séance de coaching lorsqu’il ou elle estime en avoir besoin, lorsqu’il ou elle rencontre une situation de blocage. En 24 heures, la startup trouve un·e coach adapté·e et le ou la collaborateur·rice a la possibilité d’échanger durant trois heures ce·tte dernier·e. L’entreprise peut, elle, suivre les parcours de formation de ses salarié·e·s afin de mieux anticiper leur évolution au sein de la structure.

Bien s’organiser et suivre les performances à distance

Pour être au top, il faut apprendre des meilleur·e·s. Grâce à Lik, dont la devise est limpide (“leurs expériences, votre performance”), aucun sujet ne reste sans réponse : des vacances illimitées à la confiance en entreprise en passant par les clés pour bien s’entendre avec ses associé·e·s, chaque problématique a sa vidéo, son article ou son podcast. Ce média inspirant expérimente également des formats plus ludiques, comme les conversations SMS qui décortiquent en quelques échanges les sujets les plus complexes.

Celles et ceux qui ne jurent que par les listes et autres outils de planification seront ravis de découvrir Timax, une application combinant gestion du temps et des tâches. Initialement pensée pour suivre les interventions des techniciens de terrain en interne ou les interventions de prestataires extérieurs, Timax se révèle aussi utile pour les solo-preneurs qui ont désormais un outil pour évaluer avec précision leur temps de travail mission par mission… et définir la tarification en conséquence !

 

A lire aussi

Plus complet, l’outil conçu par iObeya combine management visuel et solutions de collaboration agile et lean. Soutien des transformations numériques des grandes entreprises, il facilite l’échange entre les équipes d’une même entreprise et leur permet de suivre au mieux l’avancée de leurs projets en commun. Le tout en toute sécurité puisque la startup a obtenu la certification ISO/IEC 27001:2013, qui s’applique aux outils de sécurité de l’information, compatible avec les exigences des grands comptes en matière de cybersécurité.

Arriver à faire cohabiter vie professionnelle et personnelle… même en télétravail

Télétravailler, c’est bien mais entre le voisin du dessus qui, lui, est en congés et s’est lancé dans une intégrale de Star Wars, le ou la conjoint·e elle aussi en télétravail et les travaux à l’œuvre dans la rue, pas toujours évident de se concentrer. C’est pourquoi Orosound a mis au point des casques et écouteurs anti-bruit qui embarquent des fonctionnalités téléphoniques et d’assistance vocale. Et a pensé aux entreprises, avec non seulement des produits conçus pour les open spaces mais aussi des offres tarifaires adaptées aux commandes groupées.

La Perkbox a été pensée comme une boîte à trésors, une alternative au comité d’entreprise pour les TPE et PME. La plateforme donne accès à une multitude d’avantages (perks en anglais, d’où le nom de l’entreprise a été tiré) comme des places de cinéma à tarif réduit, des films en VOD à télécharger, des réductions sur des voyages ou auprès de fournisseurs d’électricité… L’entreprise peut coupler cela avec une politique d’engagement collaborateur en liant ces avantages à la performance des salarié·e·s, par le biais de challenges par exemple.

Les entreprises qui n’ont pas la possibilité de proposer le télétravail à leurs collaborateur·rice·s ont à cœur de développer les services à leur disposition, cruciaux en période de guerre des talents. Elles trouveront chaussure à leur pied avec My Happy Conciergerie, qui mutualise la conciergerie d’entreprise. Petits dépannages, expédition de colis, pressing mais aussi démarches administratives ou courses : un concierge “bienveilleur” se charge de tous les tracas du quotidien pour alléger la charge mentale des salarié·e·s. Le service n’est pour l’instant disponible qu’en Vendée et Loire-Atlantique mais nul doute qu’il est très attendu partout ailleurs !

Gérer ses locaux selon ses besoins

Alors que le retour au bureau se fait sous haute surveillance, Flitdesk constitue un allié de choix. Sa solution dédiée aux entreprises permet de réserver des espaces de réunion, de faire remonter n’importe quel petit tracas lié à l’office management et de mieux accueillir les visiteur·se·s (masqué·e·s). Mais l’outil le plus prisé des sociétés réside probablement dans le tableau de bord, prochainement intégré à l’outil, qui recensera l’activité des différents espaces de l’entreprise, leur taux d’occupation et permettra aux décideur·se·s d’adapter leur politique interne.

Télétravail pour tou·te·s ne signifie pas qu’il faut se cloîtrer dans des espaces exigus et peu accueillants. Deskeo travaille ainsi avec les entreprises pour trouver des bureaux adaptés à leurs besoins, auxquels sont associés un certain nombre de services (entretien, équipements, mobilier…). De locaux privatifs entièrement personnalisables à des salles de réunion disponibles ponctuellement pour un événement particulier, la startup répond à tous les desiderata immobiliers.

De son côté, l’agrégateur de solutions immobilières flexibles Deskapad recense plus d’un millier de lieux de travail en France, réservables à l’heure, à la journée ou au mois. Surtout, la startup propose des outils pour que les collaborateur·rice·s puissent s’organiser en coworkant à plusieurs. Les entreprises clientes peuvent, elles, suivre en temps réel les besoins immobiliers de leurs équipes et optimiser les coûts afférents selon les solutions mises à leur disposition.

Ne pas négliger la cybersécurité lors des échanges dématérialisés

C’est l’outil indispensable que tout le monde devrait (déjà) avoir sous la main : Dashlane est l’allié indispensable de la cybersécurité des (télé)travailleur·euse·s, stockant leurs mots de passe en toute sécurité. Pour celles et ceux qui avaient l’habitude d’utiliser un poste informatique fixe et des logiciels disponibles uniquement sur site, le télétravail a pu constituer un électrochoc propice à la perte des repères… et des identifiants et autres infos-clés pour s’authentifier. Une problématique à laquelle le gestionnaire français de mots de passe répond avec efficacité.

Lorsqu’il s’agit de protéger ses mails, Vade Secure est la référence française, mise à l’honneur dans le Next 40. Grâce à des intelligences artificielles sur-entraînées à “détecter l’indétectable”, la startup bloque les messages d’hameçonnage, notamment utilisés dans le cadre de fraudes nécessitant des usurpations d’identité, mais aussi les malwares et autres ransomwares auxquels l’essor du télétravail a redonné des couleurs. 

Qui dit travail à distance dit, à un moment ou un autre, signature dématérialisée. Charge à Yousign de vous faire préférer le clavier au stylo ! Spécialisée depuis 2013 dans la signature électronique, la startup a développé des solutions faciles à prendre en main pour parapher en toute légalité et à distance contrats, baux ou devis. Un outil malin pour se préparer, si ce n’est à un nouveau confinement, au moins à une distanciation sociale et donc professionnelle qui a vocation à perdurer.

Maddyness, partenaire média de Salesforce

 

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Maddyness, avec Salesforce

08 septembre 2020 / 06H07
mis à jour le 19 octobre 2020
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