Outils et conseils#Entrepreneuriat
Temps de lecture : 03'32''
15 décembre 2022

6 conseils pour optimiser la gestion administrative de son entreprise

Gagner du temps et de l’efficacité sur la nécessaire gestion administrative : c’est le graal de tout entrepreneur ! Maddyness dresse une liste de 6 conseils pour alléger leur charge administrative et les aider à se concentrer sur l’essentiel, leur métier.

Les démarches administratives : le terme seul suscite quelques appréhensions et des sueurs froides chez beaucoup d’entrepreneurs. En plus d’être complexes à traiter et consommatrices d’un temps précieux, ces démarches peuvent mettre à mal l’entreprise si elles ne sont pas correctement effectuées. Pas toujours connues, des solutions existent pour venir en aide aux entrepreneurs ! Une aubaine alors même que 17,5 % des chefs d’entreprise français sont exposés à un risque d’épuisement professionnel.

1- Se faire accompagner par des experts

La vie d’une société est jalonnée d’étapes à comprendre et à connaître. De la création – avec notamment la rédaction des statuts, l’immatriculation, ou l’obtention du Kbis – à toutes les échéances administratives : impossible d’être expert en tout. Il s’agit donc de se faire accompagner par des experts en la matière grâce à des outils simples et efficaces. Rachetée en 2020 par la Société Générale, Shine se positionne, à titre d’exemple, comme un véritable copilote administratif. La startup offre un équilibre entre service en ligne et accompagnement humain par une équipe d’experts disponibles 7j/7.

2- Prendre le temps de bien choisir son comptable

« Un expert-comptable, c’est comme un médecin de famille, une personne qualifiée qui comprend votre métier et avec qui vous pouvez parler librement car bien souvent les vies professionnelles et personnelles d’un entrepreneur sont mêlées », explique Arthur Waller, CEO de Pennylane. Voilà pourquoi il faut prendre le temps de bien le choisir et de s’équiper d’un outil capable de centraliser en temps réel tous les flux financiers des entreprises, notamment les transactions bancaires, et de fluidifier la collaboration entre les dirigeants et leur expert-comptable. L’enjeu est d’avancer plus sereinement dans son aventure entrepreneuriale afin d’accorder plus de temps à son activité.

3- Ouvrir un compte professionnel

Toutes les sociétés ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité professionnelle au moment de la création. Alors autant simplifier cette démarche avec un compte en ligne. Une solution comme Shine permet par exemple de suivre toutes ses dépenses en temps réel, avec des assurances exclusives pour protéger l’activité. « Il est important de bénéficier d’un IBAN français,100% paramétrable et accessible où que vous soyez, au bureau ou en déplacement, sans frais cachés ni commission de mouvement » précise Nicolas Reboud, CEO et co-fondateur de Shine, qui permet d’ailleurs depuis peu de réaliser des dépôts d’espèces.

4- Gérer les dépenses d’équipe

Une fois l’entreprise en activité et les collaborateurs recrutés, survient la problématique des dépenses en équipe. Des cartes de paiement supplémentaires et des accès dédiés ont alors toute leur utilité, comme le propose désormais Shine à ses clients. L’enjeu est de gagner en temps, en efficacité et en contrôle en délégant les dépenses aux managers tout en gardant la main, par exemple, sur l’ajustement de plafonds en fonction des besoins. Pour les employés, il s’agit de ne pas avancer d’argent et de se libérer des notes de frais, dont les justificatifs sont exportés automatiquement aux comptables et responsables financiers. 

5- Choisir un outil évolutif et interopérable

Un bon outil de gestion administrative doit également pouvoir s’adapter aux évolutions de l’entreprise, particulièrement importantes et soudaines pour les plus petites structures en phase de croissance. « Pour éviter de repartir de zéro à chaque fois avec tout ce que cela comporte en perte de temps et risques pour les données, il est important de trouver une solution qui permette de passer facilement d’une offre solo, parfaite au départ pour vous lancer avec juste le nécessaire à prix abordable, à une offre en équipe pour soutenir la croissance de votre activité, sans avoir à changer de banque » insiste Nicolas Reboud, CEO et co-fondateur de Shine. 

6- Savoir gérer sa croissance

La croissance fait partie des objectifs clefs de tout entrepreneur. L’un des principaux défis à relever est celui du financement pour lequel de nouveaux modèles apparaissent comme celui du Revenue Based Financing. Contrairement à la levée de fonds, il est non-dilutif, donc les entrepreneurs conservent 100 % de leur capital et obtiennent un remboursement en fonction de leur chiffre d’affaires. « Il est important de trouver une solution qui est basée sur l’analyse objective des performances des entreprises, à la fois en termes de business et de finance, pour que cet apport puisse être adapté » précise Nima Karimi, CEO de Silvr.

« Faire une demande de crédit est souvent un moment chronophage et complexe pour les dirigeants, c’est pour cela que nous avons lancé une offre de crédit rapide, sans paperasse ni caution personnelle », ajoute Nicolas Reboud, CEO et co-fondateur de Shine. 

Envie d’en savoir plus sur Shine et ses fonctionnalités ?