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Aménager ses bureaux : les questions à se poser avant de se lancer

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Aménager ses bureaux : les questions à se poser avant de se lancer

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Par Maddyness avec Be My Desk - 18 octobre 2018 / 11H00

L’espace, la couleur, le mobilier ou bien encore les matériaux… L’aménagement des bureaux représente un terrain de jeu énorme pour les startups, plus que jamais concernées par le sujet. D’abord pour incarner la culture de sa jeune pousse, mais aussi pour offrir un environnement qui s’adapte aux usages de ses collaborateurs et les fidélise.

Lancement de sa startup, changement de locaux après une levée de fonds, réaménagement des espaces suite à un accroissement rapide des équipes… De nombreuses situations amènent les jeunes pousses à prendre à bras le corps le sujet de l’aménagement des bureaux. Selon une étude menée par le fournisseur d’enquêtes en ligne Toluna, 60% des Français estiment même qu’il s’agit d’un véritable plus pour se sentir bien, être motivés et avoir envie d’y rester. Ainsi, afin de penser au mieux un espace qui s’adapte à ses usagers, une analyse fonctionnelle et esthétique doit être menée en amont. En quoi mon secteur d’activité peut-il avoir un impact sur la façon de penser l’espace de travail ? Comment ma culture et ma stratégie d’entreprise peuvent-elles transparaître dans mon mobilier ? Partenaires, clients ou salariés, personne ne doit être négligé. Le défi est d’envergure pour les startups : comment favoriser le bien-être de ses collaborateurs en pensant l’espace de travail ?

C’est justement à cette question que tente de répondre quotidiennement Be My Desk. Le site e-commerce de mobilier de bureau design accompagne les startups dans l’aménagement de leurs bureaux. Jeune pousse qui propose un système de gestion de l’apprentissage SaaS, 360 Learning, a décidé de faire appel à Be My Desk pour insuffler un nouveau dynamisme dans ses locaux.

Comprendre les besoins des salariés pour penser l’espace

« Il faut penser la personne avant de penser le bureau et non l’inverse », assure Michel Ward, le CEO de Be My Desk. Avant même de se pencher sur des questions de mobilier ou de couleur, il faut comprendre les habitudes de ses usagers. Quelles fonctions requièrent une concentration continue – le « deep work » – et nécessitent donc un espace calme, contrairement à l’accomplissement de tâches plus « superficielles » ? Quels flux de passage et d’interactions se créent de facto ? Federica Giupponi, Office Manager chez 360Learning, s’est justement penchée sur ces questions. En pleine croissance, la startup a vu son nombre de salariés passer de 50 à 100 en l’espace d’un an. Pour relever le défi et repartir à zéro dans l’aménagement de ses bureaux, elle et l’architecte de Be My Desk ont échangé avec les salariés pour comprendre la distribution des tâches dans chaque équipe et leurs besoins.

Ainsi, une grande table « projet » en chêne est dédiée au pôle Customers Success car leur travail est aussi le fruit d’interactions entre les différentes personnes du même service. Les Sales, quant à eux, sont plus mobiles, n’ont pas besoin d’un espace de travail conséquent et sont générateurs de bruit. A cet enjeu, Be My Desk a répondu avec une gamme de bureaux individuels avec des pieds en chêne, qui présente une largeur réduite et une ergonomie adaptée à la fonction (trappe pour un accès plus aisé à la multiprise et panneau acoustique en bordure de bureau). « Notre premier atout est d’intégrer les usages dès la phase de conception produit au travers du studio de création du groupe auquel nous appartenons », assure Michel Ward. Enfin, une personne avec d’importantes tâches administratives va, quant à elle, avoir besoin de plus d’espace et donc d’un bureau avec une profondeur plus élevée, 80 cm par exemple.

Adapter le mobilier et la couleur à la culture de sa startup

« Le design, ce n’est pas seulement l’esthétique. Il faut que ça donne envie de travailler. Quand on teste une bonne chaise de bureau, on comprend vraiment tout l’intérêt que ça peut représenter en matière de productivité », raconte Michel Ward. Pour satisfaire au mieux l’exigence de confort de ses salariés et leur offrir les meilleures conditions de travail possible, il est déterminant de ne pas sous-estimer l’impact sur la productivité d’un mobilier de bureau ergonomique et confortable. « Il est vrai que les salariés sont souvent mal éduqués en matière de mobilier. Mais sans mettre les mots sur l’inconfort, ils vont le ressentir. Ça va se traduire par des gestes…et des maux de dos ! », poursuit l’intéressé.

Pour favoriser le bien-être et la créativité des salariés, les matières et les couleurs viennent jouer un rôle déterminant. Elles permettent d’apporter une identité à son espace de travail et participent à la différenciation de la marque employeur. Chez 360Learning, des bureaux avec un plateau en chêne et des pieds en bois massif ont été privilégiés pour amener de la chaleur et surtout ne pas fatiguer les yeux des salariés avec du blanc. « Psychologiquement et sociologiquement, les couleurs perçues visuellement ont un impact cognitif, et donc influent sur la productivité », assure Michel Ward. Les couleurs ont une influence sur la capacité à se détendre, à s’activer ou bien encore à se concentrer. En fonction du mobilier et des matières, il est judicieux de privilégier des couleurs froides pour favoriser une ambiance silencieuse et des couleurs chaudes pour stimuler les échanges. Ainsi, les espaces de détentes sont propices au bleu canard, au vert forêt, au pourpre ou bien encore au jaune moutarde. Des couleurs plus neutres, telles que le blanc, le pastel ou le chêne, seront privilégiées au sein des espaces de travail ouverts. Le choix de la couleur du mobilier en open space, c’est tout un art !

Installer des espaces de détente au cœur du travail

Réserver des espaces de détente figure en tête de liste des enjeux d’aménagement pour les startups. Couplés aux petites attentions du quotidien, ils incarnent parfaitement le concept d’hospitality office et sont l’incarnation du « on pense à toi », déterminant dans le sentiment d’appartenance des salariés. Les espaces de détente sont un parfait moyen pour les usagers de créer des liens et donc de mieux travailler ensemble… sans mentionner tout l’attrait qu’ils peuvent générer auprès des nouvelles recrues. Dans sa réflexion d’optimisation de l’espace, 360Learning a tout bonnement refusé de renoncer à la salle de sieste, qui aurait pourtant pu accueillir un bureau d’une dizaine de personnes.

Les startups doivent désormais composer avec des environnements à la fois hybrides et flexibles pour que chacun puisse disposer d’un poste de travail chaque jour en fonction de ses besoins et de ses envies. « Les gens sont souvent dans un coin de la salle de sieste, sur le canapé ou sur un pouf avec leur ordinateur. Chaque personne change de poste tous les jours », confirme Federica Giupponi. « Mais attention, il n’existe pas de recette miracle : à chaque entreprise, son aménagement », conclut Michel Ward.

 

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18 octobre 2018 / 11H00
mis à jour le 29 octobre 2018
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