La particularité de cette entreprise ? Ses trois fondateurs ont démarré l’aventure en travaillant à distance et les 200 collaborateurs poursuivent cet état d’esprit à travers le monde. Entretien avec Frédérique Castagnac, qui nous explique les rouages de cette entreprise, qui mise sur le 0 bureau comme modèle de développement.
Ton job est 100% en remote, est-ce le cas pour toute la boite ? Si oui, peux-tu nous en dire plus sur les outils utilisés par l’entreprise ?
En effet 100% de l’équipe de Zapier travaille à distance et cela a toujours été le cas. Nous n’avons jamais eu de bureaux physiques. Aujourd’hui Zapier compte à peu près 200 employés et l’entreprise continue d’avoir une belle croissance. L’histoire de Zapier a commencé en remote. Les 3 fondateurs ont lancé le projet lors d’un Startup Weekend. Ils avaient alors tous trois des jobs ou poursuivaient des études dans différentes villes. Mais Zapier a rapidement eu une forte traction et les premiers clients sont arrivés très vite. C’est à ce moment-là, quand il leur a fallu monter la structure et recruter, qu’ils ont décidé de continuer à le faire en mode remote.
Finalement ils arrivaient très bien à se synchroniser sans être dans le même bureau donc ils ont décidé de recruter des personnes qui avaient le même état d’esprit. Côté outils, on est tous sur Slack. C’est un peu comme notre bureau, notre salle de réunion mais également notre machine à café et notre espace de détente ! On apprend à se connaître en travaillant sur des projets ensemble bien sûr mais également en discutant de tout et de rien.
Par exemple, je vais courir un marathon dans quelques mois et le soutien de mes coworkers est important ! Nous avons donc un “channel” de discussion sur Slack à propos de running où nous partageons performances et conseils. En parallèle, 80% de nos “channels” se rapportent à des groupes de travail, des équipes fonctionnelles ou des projets spécifiques. Zapier est une équipe très structurée mais avec une grande liberté et autonomie.
À mon sens, l’important dans une équipe en remote c’est le partage des connaissances. Et je crois que c’est ce qui fait la force de Zapier. Tout projet ou idée est documenté, il est donc facile de trouver l’information dans notre base documentaire. Niveau documentation, nous utilisons Async un outil développé en interne qui s’apparente à un blog interne. Nous y publions toutes les annonces importantes, les modifications faites au produit, etc.
Nous utilisons aussi Quip pour tout ce qui est documentation plus générale. Par exemple, lorsque je lance un nouveau produit je vais créer un dossier dans Quip, dans lequel on trouvera toutes les infos concernant le lancement : les spécifications, le positionnement produit, la liste des tâches, le planning etc. Une fois le produit en phase de lancement, je publie un document plus officiel sur Async pour informer toute l’équipe que tel jour, nous lancerons tel produit.
Ce système permet d’être très transparent et de partager qui travaille sur quoi. Je n’avais jamais travaillé comme ça auparavant, et même si parfois tout document peut être fastidieux à produire, au final ce n’est jamais une perte de temps. Cela permet aussi de poser ses idées et d’avoir des retours internes de différentes personnes, car tout le monde a accès à tous les documents. Avec Azendoo je viens du monde de la gestion de projet en équipe. Donc beaucoup de monde me demande ce que j’utilise aujourd’hui. Nous n’avons pas une application chez Zapier. Les équipes Produit travaillent sur Jira mais ensuite chacun s’organise comme il veut. Il n’y a pas un système imposé. Personnellement je suis revenu à la « to-do list » papier. Nous nous parlons également très souvent chez Zapier, et pour cela nous utilisons Zoom. Tous les Jeudi nous avons le « all-hands meeting » où Wade Foster, le CEO de Zapier, nous présente les nouveautés de la semaine et quelqu’un d’autre peut présenter un projet sur lequel il travaille. Nous sommes à peu près 150 sur ces calls des quatre coins du monde et l’application n’a jamais planté !
Côté ressources humaines nous utilisons « Small Improvements » pour organiser les « 1to1 » (réunion entre le manager et chacun des membres de son équipe) et suivre la progression de carrière. Car le remote n’empêche pas un suivi de progression de carrière très avancée. C’est même le contraire on a ce qu’on appelle un « growth framework » assez clair qui nous permet d’avancer comme on le souhaite et en toute transparence. Côté informations sur les employés, nous utilisons BambooRH. Pour aller plus loin sur les outils Métier, on utilise Looker pour la data, Airtable pour les base de données, Wistia pour les vidéos, Box et Google Drive pour les documents, et d’autres encore plus spécialisés pour chaque métier. À noter que l’on se retrouve IRL (« In real life ») également 3 fois par an au cours de retraites. 2 retraites se déroulent avec l’ensemble des employés, c’est à dire les 200 « Zapiens », et l’autre avec notre équipe fonctionnelle, le Marketing pour moi.
Ce sont des moments très importants car ils nous permettent non seulement d’avancer sur des projets mais également d’apprendre à mieux se connaître. Et pour ma part cela me fait visiter les USA ; en 1 an je suis allé à Chicago, Savannah, Chattanooga, Miami et je serai bientôt à la Nouvelle Orléans.
