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Innovation

#MaddyRex Comment Toucan Toco applique les méthodes agiles des devs aux autres équipes

#MaddyRex : Comment Toucan Toco applique les méthodes agiles des devs aux autres équipes Comment appliquer les méthodes des devs aux autres fonctions ?
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Les développeurs sont sollicités en continu avec une multitude de tâches, plus ou moins urgentes, et plus ou moins prioritaires, qui ont nécessité, chez Toucan Toco, une nouvelle organisation. Les méthodes agiles en sont le fruit. Devant le succès des nouveaux process, la startup spécialiste de la dataviz a décidé d’appliquer ces nouvelles méthodes à ses équipes marketing, commerciales et design, de manière assez stricte. Retour d’expérience.

Les développeurs ont développé une forme d’organisation hyper normée pour adresser et gérer le flux continu de demandes. Scrum, méthode agile, sprint, itérations sont devenus les mots symboliques de cette organisation très productive. Avec succès. Alors pourquoi ne pas appliquer ce qui réussit au développeur aux autres métiers d’une entreprise ? Chez Toucan Toco nous avons franchi le pas en appliquant ces méthodes à nos équipes design, marketing et sales. Voici le fonctionnement de notre équipe de développement :

Agile VS traditionnelle

Les développeurs de Toucan Toco fonctionnent en méthode agile. La méthode agile est un processus itératif et adaptatif où les équipes travaillent dans une série de cycles courts, incorporant le retour d’information rapide pour livrer des solutions adaptées aux besoins des clients.

Cette méthode est en opposition avec l’approche “traditionnelle”, qui nécessite un cahier des charges détaillé et validé du besoin du client en entrée de réalisation. Celle-ci laisse peu de place au changement. La seule interaction avec le client durant le projet est lors de la phase de recettage, lorsque le projet est terminé. Cet effet tunnel peut être très néfaste et conflictuel. Les constats: un déphasage entre le besoin initial et l’application réalisée. C’est en dialoguant avec les devs que les autres métiers de Toucan Toco ont basculé naturellement vers une méthode de management tech.

La méthode KANBAN pour les nuls

Chaque lundi l’équipe se réunit pendant deux heures afin de faire la rétrospective de la semaine précédente. Le but : comprendre les points bloquants et les réussites de chacun. Ensuite l’équipe prépare la semaine et définit les priorités. Elle prévoit les tâches à réaliser pour la semaine, appelé le “sprint” et les transforme en tickets.

Afin de visualiser et de communiquer sur l’avancement des projets, l’équipe utilise la méthode Kanban : nous découpons un projet en plusieurs tickets dont on évalue la difficulté et le temps de travail. Par la suite l’équipe adapte la quantité de travail en cours à la capacité de réalisation de  l’équipe.

La planification est flexible et les développeurs choisissent le nombre de tâches à gérer dans la semaine. Les missions sont claires, l’équipe est donc plus concentrée et la production devient plus rapide. Le cycle de développement est complètement transparent. L’outil que nous utilisons pour visualiser l’avancement des tâches s’appelle Trello. Pour garder en transparence sur l’avancement des projets de chacun, l’équipe déplace ses cartes de colonne en colonne, de ‘En cours’ à “terminé”.

Stand-up meeting

Le stand-up meeting est une petite version journalière de la cérémonie, de 10 minutes en début de journée. Le but est que chaque personne de l’équipe réponde à trois questions:

  • Qu’est ce que j’ai fait hier ?
  • Qu’est ce que je vais faire aujourd’hui ?
  • Quels sont les points bloquants ?

L’objectif est de maintenir une transparence sur l’avancée de chacun et de résoudre les problèmes rapidement afin d’éviter l’enlisement. Le point quotidien se fait debout : l’inconfort de cette position permet de rester bref et synthétique.  Dans cette même logique, seul le porteur d’un “bâton de parole” peut parler. Cela peut être n’importe quel objet farfelu à portée de main, il permet de ne pas être interrompu et de finir rapidement son état des lieux, chez Toucan Toco c’est une baguette magique.

Fun fact : dans certaines équipes, tous les membres portent même un dictionnaire durant le standup, pour augmenter l’inconfort. Ce n’est pas le cas chez Toucan Toco, une de nos valeurs nous l’interdit : Be Well & Take Care

Le garde-fou

L’équipe des développeurs est souvent interrompue. Elle est détentrice d’un savoir unique et de l’avancée du produit. Cela suscite des demandes constantes, de la résolution d’un bug à une petite modification sur un support marketing. L’équipe est souvent arrêtée dans ses réflexions et perd en productivité. Nous avons voulu canaliser ces interruptions quotidiennes et avons créé un poste de garde-fou qui protège l’équipe des développeurs. Ce rôle est incarné par un dev différent chaque semaine.

Ses missions sont de répondre aux questions des chefs de projets, de développer des automatisations pour les sales et le marketing et de passer en revue le code des autres développeurs. Le garde-fou gère toutes les urgences et offre une tranquillité d’esprit aux autres développeurs. C’est le seul développeur que l’on peut interrompre dans son travail. Cette personne se repère à sa corne multicolore.

Des adaptations nécessaires pour le monde du marketing, du commercial et du design

Marketing, forces commerciales et design se sont appropriées les méthodes de l’équipe de développement produit, avec quelques adaptations.

  • Organisation à la semaine: les sprints du jeudi à mercredi

 Au marketing et à la vente, nous avons mis en place une organisation à la semaine en commençant le jeudi. La raison est que les meilleurs jours pour appeler des prospects, envoyer des mailings et publier des articles sont les mardis et les mercredis. Nous avons trois jours pour produire et corriger notre travail puis 2 jours pour le publier et le distribuer. Nos cérémonies ont lieu le mercredi soir et nous débriefons de la même manière.

  • Méthode Kanban avec Trello

Cette méthode est idéale, elle offre une vision globale sur les tâches à réaliser, elle permet de les prioriser et de suivre l’avancement des objectifs fixés chaque semaine. La difficulté du marketing était d’évaluer la quantité de travail ainsi que la priorité de divers projets. Certaines tâches étaient toujours mises de côté et leur priorité sous-évaluée.

En faisant un travail régulier d’analyse sur notre capacité à produire, nous avons une meilleure idée de ce que nous pouvons réaliser chaque semaine et nous adressons tous les besoins de manière homogène sans dévaluer la priorité d’un projet.

  • Découper les tâches en tickets

La difficulté de la méthode Kanban tient au découpage des tâches. Nous avons itéré plusieurs fois pour équilibrer le poids horaire des tickets. Par exemple Envoyer une salve d’e-mailing prend moins de temps que de publier un article. Nous avons coupé la tâche en deux, pour la phase d’écriture de l’article puis celle de la publication. Cette répartition équilibrée nous permet d’évaluer la production de tickets possible en une semaine et de prévoir les objectifs.

  • Éviter les interruptions

Les populations marketing et vente ont tendance à souffrir du context switching et des interruptions. Nous avons fortement réduit ces interruptions en utilisant Slack, l’outil de collaboration en temps réel qui permet de dialoguer de manière différée. Notre utilisation de cet outil est capitale dans la coordination de l’équipe et apporte de la transparence sur l’ensemble des projets.

  • Accorder du temps à l’imprévu : la fastline

Il existe de nombreuses tâches imprévisibles dans les métiers de la vente et du marketing. Nous savons par expérience qu’une dizaine de tickets non prévus sont générés chaque semaine, sur la cinquantaine que nous sommes en mesure de traiter. Nous accordons donc du temps à l’imprévu et prévoyant moins de tickets en début de semaine sachant que 10 apparaitront en moyenne.

Résultat : la tranquilité d’esprit

Nous avons gagné une tranquillité d’esprit dans notre organisation, nous savons ce que nous pouvons produire et en combien de temps. Cette information nous permet de nous focaliser sur ce qui est important et ce qui apporte de la valeur ajoutée. Nous avons réalisé une étude de performance sur un mois :  Marketing : 20 tickets en semaine 1, 34 tickets en semaine 4.

La performance du marketing a presque doublé. L’élimination des interruptions a permis de nous concentrer sur une liste de tâches pré établi.. Connaitre les priorités à l’avance en se laissant une marge pour traiter des sujets imprévus offre une tranquillité d’esprit, il n’y a plus de doute ni de friction, plus de multitasking.

Side Effect : tout le monde est organisé de la même manière

L’homogénéisation des meilleures pratiques permet à l’ensemble des individus d’interagir facilement. Nous avons la même logique et pouvons travailler ensemble aisément sur des projets en commun.

Cet article a été écrit à partir de la carte Trello “ETQMarketeur je souhaite lire un article sur les méthodes agiles appliquées aux équipes Marketing, commerciales et design” du board “Marketing”, classée dans la colonne “ongoing” par Kilian Bazin