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Libérez 30 % de votre temps en automatisant vos tâches

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Par Mickaël Coenca - 26 février 2020 / 11H03

Comment gagner du temps sans perdre d'argent ?

Startuppeur qui sait où il va, PME en croissance, ou opérationnel corporate (oui, les 3 existent), nul n’y échappe ! À un moment, il va falloir “exécuter comme une machine”. Vous trouvez la métaphore sympa ? Elle cache une réalité un poil tayloriste et répétitive, l’opération des sacro-saints processus métiers.

Derrière ce mot barbare, les fameux deux jours par semaine à faire des copier-coller infinis entre Excel > ERP > Trello > CRM > CMS > Mail > 9Gag > Google Drive > Powerpoint > Excel > …

Ces tâches, qui vous semblent inutiles, sont pourtant essentielles à la réussite votre entreprise. Pas toujours simple, la quête de sens au travail 😢 Mais soyez rassurés ! Vous n’êtes pas perdus.

Divisez par 3 vos processus métiers

Des processus mal optimisés ou faits à la main engendrent de nombreux problèmes :

  • Temps perdu & frustration : “Tous les jeudis matin, je dois recopier les 150 factures de la semaine, c’est ca ?”
  • Incohérence entre les données : “C’est qui Michel ? C’était pas Mickael ?”
  • Perte de documents : “Quelqu’un sait où est la certification du projet X42B ? On avait dit que c’était OBLIGATOIRE de la mettre dans /projets/client/date/etape2/fichiers !”
  • Traçabilité et métriques impossibles “C’est quoi la durée moyenne d’un projet chez nous en fait ?”

On pourrait pas juste “coder un truc simple” ?

Coder de zéro son propre logiciel métier cause malheureusement d’autres problèmes :

  • Investissement lourd, sans valeur ajoutée directe pour vos clients
  • Long à faire, et difficile à maintenir
  • L’UX de l’outil ne sera pas parfaite donc votre équipe n’aimera pas l’utiliser
  • Impossible de rajouter des fonctionnalités au fil du temps
  • Détourne vos développeurs de leur mission principale, si vous en avez

Et utiliser un logiciel existant sur étagère, type ERP, etc… ?

Je n’en parle même pas ! Ils sont souvent monolithiques, chers, nécessitent une armée d’IT pour évoluer, et surtout ne seront pas 100% adaptés à la spécificité de votre business.

Les principales armes « no code »

Heureusement, des chevaliers blancs donnent à chacun d’entre nous le pouvoir de régler tout ça. Sans coder, juste en déplaçant des blocs. Vous allez voir, c’est tellement simple que ça en devient KIFFANT.

Airtable

Excel sous stéroïdes, Airtable ($20M ARR / Licorne valorisée à $1,1Bn) vous force à structurer votre donnée de façon propre et vous permet de la partager de manière visuelle. ❤️ Enfin des tables accessibles sur mobile, avec des images et des pièces jointes intégrées !

Zapier

Zapier ($50M ARR / ~auto-financé) connecte des centaines d’applications en ligne pour automatiser vos actions répétitives. Par exemple, envoyer un mail automatiquement quand vous cochez une case sur Airtable, envoyer une notification Slack quand vous mettez à jour une Dropbox, mettre à jour un Google Sheets quand vous recevez un SMS…

Automatisations Zapier les plus utilisées :

Notion

Notion ($11M ARR / Valorisé à $800M) est un superbe constructeur de documents – structuré, joli, et accessible sur mobile. Parfait pour organiser et retrouver tout votre contenu textuel et graphique : notes, intranet, wiki, dossiers, liste de tâches…

Notion n’est pas encore connecté à Zapier, contrairement à Airtable, donc pas encore fait pour automatiser, mais surtout pour mieux structurer.

Mise en place : la méthode

Pour comprendre et mettre en place ces outils il faut y aller pas à pas.

  1. Jouez
    Prenez en main les différents outils pour comprendre leur puissance et leurs fonctionnalités. Tutoriel vidéo STFU d’introduction à Airtable, Zapier et Notion.
  2. Auditez
    Listez et détaillez vos processus internes. Choisissez le plus intéressant à automatiser dans un premier temps.
    On recommande de dessiner la chronologie des étapes, des actions, et la donnée échangée sur un papier kraft avec des posts-its
  3. Architecture
    Regardez ce qui devra se faire avec Airtable et Zapier, et ce qui a l’air d’être plutôt à faire sur Notion. Recherchez les différentes intégrations Zapier nécessaires pour valider la faisabilité des automatisations. Se faire aider 30min par un expert est très utile ici.
  4. Définissez le parcours de la donnée
    Construisez le parcours d’évolution de vos données, sur Airtable ou Notion. En gros, transférez tous vos Excel sur une seule Base Airtable avec plusieurs “Tables” et “Vues” reliées entre elles, et des formulaires là où il faut.
  5. Automatisez
    Automatisez toutes vos étapes de mise à jour ou transfert d’informations avec des Zaps de Zapier.

Tip : n’attendez pas d’avoir construit une énorme usine à gaz pour embarquer toute votre équipe. Impliquez-les dès le début et petit à petit… 

Quelques cas concrets

Yuri, Fondateur d’A line

“C’est très utile quand on aborde un marché où d’usage tout est géré à la main et qu’il faut explorer rapidement un nouveau modèle d’automatisation. J’ai choisi d’automatiser petit à petit en choisissant mes combats. Ces techniques me permettent de lancer des tests en conditions réelles, rapidement, afin de savoir précisément quoi intégrer à notre plateforme plus tard dans nos cycles de développement. Je ne remplace pas mes équipes par des robots, je leur donne l’armure d’Iron Man : au lieu de faire 10 actions, on en fait 1 qui en déclenche automatiquement 10 en cascade. Mon équipe n’est pas remplacée, sa force de frappe est simplement augmentée ! Une fois que tu prends le pli, ça devient un mode de vie qui permet de croître rapidement et ouvre la porte à plein de nouvelles idées.” 

Contexte

A line monte des teams de freelances sur-mesure pour les besoins des entreprises. Leur communauté comporte 530 frees sur-qualifiés (20% de sélection). A line gère tous les aspects financiers et administratifs trop lourds pour les freelances, et trop complexes au cas par cas pour les entreprises. Leur équipe tech développe une plateforme de gestion de projets entre clients et frees. Ils génèrent des centaines de devis et factures par mois.

Processus Métiers :

  • Accélérer la validation des candidatures à leur communauté
    Typeform > Trello > Webhook de création du compte sur leur backoffice > Mails de confirmation
  • Enregistrer les freelances dans leur système de paiement et de facturation. Leur faire signer un mandat.
    Déclencheur sur Airtable > Génération du Mandat PDF avec Google Doc et Drive > Rangement dans le bon dossier > Envoi par mail > Relances
  • Envoyer des devis complexes aux clients, avec plusieurs lignes pour différents freelances.
  • Construire le projet et lister les actions sur Airtable > Générer Devis avec le Block PDF builder d’Airtable > Envoi au client pour signature et relance automatique > Mails notifications de signature
  • Gérer les factures et les paiements des prestations des freelances
    Typeform upload de facture > Update sur Airtable > Mails et relances si il y a eu des erreurs > Suivi du montant facturé

Gains :

  • Système de facturation et de paiement hyper complexe, avec relances automatiques : résolu !
  • Rolls Royce du suivi en temps réel de la facturation et du calcul de la marge hyper fine : mieux que SAP !
  • Faire x2 de chiffre d’affaires génère seulement +5% de coûts, et pas x2 de recrutement
  • Peuvent continuer à garder des petits contrats car le coût fixe de traitement est faible.
  • Testent x10 plus vite leurs améliorations que s’il fallait les coder
  • Airtable permet d’accéder à toute la donnée de la société en deux secondes ; ça facilite beaucoup de prises de décisions.

Daniel, Fondateur d’Ainy

On connaît une croissance importante. Nos process et les outils associés n’étaient pas bien structurés…Mes premières tentatives ont été rejetées car trop complexes. J’étais convaincu que c’était un moteur indispensable de notre croissance, donc j’ai tout repris de zéro et construit un petit outil de notes de meetings avec lequel on jouait tous les vendredis. Petit à petit, tout le monde s’est approprié les concepts. Maintenant chacun améliore Notion lui-même, et on ajoute 1 nouvelle base Airtable chaque mois. Mes next steps, c’est d’intégrer automatiquement la logistique avec une API…

Contexte

Ainy, un des uniques laboratoires de cosmétique dans Paris, recherche des formules et façonne des produits pour des marques de cosmétique. Ainy prépare plusieurs dizaines de recettes différentes par mois. Ils génèrent autant de factures.

Ils doivent faire des commandes groupées des ingrédients manquants (MRP — Material Ressource Planning), et ont de forts sujets de documentation des formules et réglementaire. En plus de ces sujets très “Labo”, ils font de la gestion projet et RH classiques mais spécifiques : bons de commande, allers-retours client, gestion des tâches, congés…

Processus Métiers :

  1. Suivi des stocks de matières premières et gestion des commandes (MRP)
    Actualisation des stocks via copier-coller dans Airtable > Planification des productions > Alertes sur les stocks diminuants > Entrées des commandes > Génération automatique du bon de commande Google Doc > Envoi au fournisseur > Réponse du fournisseur
  2. Impressions d’étiquettes automatique
    Génération des codes des étiquettes dans Airtable > Mise en forme via des Word controllés par Integromat
  3. Gestion des commandes usines et facturation
    Acompte, Proforma, Commandes, Factures… tout est généré automatiquement depuis Airtable vers Google Doc et Google Drive
  4. Gérer les tâches, et le savoir de toute l’équipe
    Comptes rendus de réunion labos > Base de données de matières premières, des usines > Tout le savoir fixe de la société (FAQ, guide gestion de projet…)

Gains :

  • Suivi du stock se fait en 1/2 journée au lieu de 2–3 jours chaque semaine
  • Réglementaire était un casse-tête maintenant c’est automatique
  • Aucun problème à payer 5000 euros par an vu que tout est fait dedans y compris la compta. Ne paie pas d’autre logiciel.
  • Permet de traiter plus de clients en faisant grossir l’équipe à son rythme pour garder longtemps leur excellence.
  • A pu tout construire lui-même alors qu’il ne code pas !

Limites :

  • Zapier a des limites, quand tu cherches des choses pointues. Est aussi devenu expert sur Integromat, à cause des boucles et de l’intégration avec Word, Doc + Zapier.
  • Integromat a aussi des fonctionnalités plus puissantes de concaténation de PDF. A aussi bien creusé les extensions Zapier d’OpenSide.
  • A plusieurs Bases Airtable, 1 pour chaque type d’utilisation et d’utilisateur, et il n’y pas de fonctionnalités natives pour relier les parties communes entre elles.
  • Pour certains processus il faut bien faire attention qu’une seule personne l’utilise en même temps sinon tout casse…

David Fondateur de VDMC

On croulait sous la paperasse, les scans dans des DropBox… et quand on a eu 3 garages, c’était impossible pour moi de savoir quelle voiture était louée exactement. Tout était bien noté, mais chaque personne avait construit son propre système, en grande partie dans sa tête. Avec STFU, on a tout analysé et reconstruit en trois jours. Avec ces nouveau outils toute ma gestion de location de véhicule est digitalisée, et prend en compte les spécificités de mon business : location court terme, réconciliation avec les données de trajet Uber, demande automatique du kilométrage… Maintenant je peux piloter mon activité et la valeur de mon parc de location en temps réel !” 

Contexte

VDMC loue des voitures en courte durée et de manière très flexible pour des chauffeurs Uber près de Lausanne. VDMC permet à tous ceux qui veulent se lancer dans le métier de chauffeur Uber de tester sans engager de frais et d’avoir un partenaire hyper réactif pour tous leurs problèmes : conseils, réparations, avances …

Ce travail sur-mesure implique une complexité administrative très forte : les contrats de locations sont très courts donc ils sont refaits souvent, le paiement se fait directement à la source (Uber) sur le résultat des courses, donc il faut réconcilier ligne par ligne pour suivre les problèmes de paiement, la valeur d’une voiture est liée au kilométrage donc il doit être fortement contrôlé, il y a de nombreuses négociations pour différer les paiements… Ils créent des centaines de factures, et des dizaines de nouveaux clients et de renouvellements de location par semaine.

Processus Métiers :

  • Listing des voitures et suivi de leurs réparations
    Airtable
  • Enregistrer de nouvelles locations, en fermer ou en renouveler
    Gocanvas : formulaire d’inscription avec toutes les pièces justificatives, photos de l’état des lieux, et signature électronique > Gocanvas génération d’un contrat de location PDF signé > Synchronisation avec les utilisateurs déja inscrits dans Airtable pour éviter les doublons > Envoi du contrat au client par mail > Sauvegarde du contrat dans Airtable.
  • Création des factures hebdomadaires
    Chaque semaine, génération avec Integromat des factures pour chaque location active dans Airtable > Création des factures dans Xero
  • Réconciliation des factures payées depuis le virement d’Uber
    Synchronisation des infos de Airtable dans Google Sheets avec > Import du fichier hebdomadaire de paiement d’Uber > Script Google d’appel en boucle de l’API de Xero (aurait pu être fait avec Integromat) > Mise à jour des factures payées
    Récupérer les informations kilométriques
    Toutes les 2 semaines Zapier déclenche > envoi des textos via Twilio > réponse du chauffeur > Extraction du nombre dans le texto, égal au km> mise à jour de la voiture correspondante dans Airtable

Gains :

  • Tout est tracé et sauvegardé proprement sans perte d’information manuelle
  • Équipe formée a pu créer elle-même de nouveaux usages et améliorations
  • Visibilité temps réel sur le CA et les locations en cours, avec des graphes et des projections.
  • Temps passé à la facturation divisé par 2

Thomas Fondateur d’Essentiel.io

Il y a un vrai besoin dans le domaine. Je me suis spécialisé là-dedans après avoir fait du développement pur, car je me suis rendu compte du potentiel de ces nouveaux outils pour les entreprises. Que ce soit des startups qui veulent lancer leur MVP le plus vite possible en gardant la main dessus, ou des PME ou grandes entreprises qui veulent dynamiser leurs équipes, tout le monde va y passer. Le besoin est autant sur la formation continue que sur le support : c’est hyper intéressant et humain, et on avance très loin en quelques jours.” 

Contexte

Essentiel.io accompagne les sociétés dans la mise en place de ces outils digitaux pour automatiser leurs processus, et est labellisé “Expert Zapier”.

Essentiel applique la méthode décrite plus haut, puis opère le support et les évolutions long-terme pour des équipes sans compétence tech interne. Ils débloquent aussi ceux qui commencent à maîtriser les outils, mais veulent attaquer des problématiques plus complexes.

À force de rajouter des fonctionnalités à Zapier, Essentiel a créé sa propre intégration Zapier sur-mesure, qui permet de construire des choses plus puissantes sans coder : création de records et recherche en masse sur Airtable, intégrations de boucles sur Zapier… 

Cas rencontrés :

  • Startup mise en relation de couples Parents / Enfants pour s’entre-aider.
    Qualification et Matching. Landbot > Airtable > Zapier
  • Startup de livres souvenirs sur-mesure : process à la main
    Génération de formulaires Jotform suivant le besoin > Création des livres automatique sur Google Slides
  • E-commerce sur-mesure sur Webflow : Stocks et facture à la main.
    Tout automatisé via génération de PDF et Airtable avec calcul de TVA
  • Crèche : Process recrutement et validation des contrats complexes.
    CRM sur Airtable > Automatisation des contrats en CDI> Envoi pour signature avec Docusign
  • Fonds d’investissement : Deal Flow à automatiser depuis le listing des nouvelles sociétés créées à rencontrer jusqu’à la qualification.
    Scraping des créations de société des 2 dernières semaines> Scraping Linkedin des fondateurs avec Phantombuster et Google Sheets > Agrégation infos societe.com > Scoring automatique > Pipe complet sur Airtable
  • Association de 500 cuisiniers de France : ensemble de la gestion des membres et de la synchronisation de la donnée entre les différents services.
    Nouveaux membres > Airtable > Liste de diffusion sur Mailchimp

Mickaël Coenca est cofondateur de Start the F*** Up, studio d’innovation

Par

Mickaël Coenca

26 février 2020 / 11H03
mis à jour le 26 février 2020
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