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31 mars 2021

Startups, tout ce qu’il faut savoir pour choisir votre logiciel ERP

Pour poursuivre leur forte croissance, de plus en plus de startups optimisent leurs process en misant sur un logiciel ERP ("Enterprise Resource Planning"). En clair, une palette d’outils qui permet de gérer l’ensemble des activités d’une entreprise : comptabilité, gestion commerciale, et plus encore. Mais comment choisir le bon éditeur de logiciels ? Le spécialiste de la téléphonie cloud Aircall vous aide à y voir plus clair.

Parce que l’hypercroissance est une période critique, les scaleups ont tout intérêt à se structurer dès qu’elles le peuvent. Cela permet non seulement de réussir leur passage à l’échelle, mais aussi de préparer le terrain qui leur permettra d’affronter de nouveaux défis par la suite. Cependant, le déploiement d’un système ERP doit être mûrement réfléchi. Mal menée, cette étape a des conséquences directes sur l’entreprise, tant au niveau managérial que stratégique, par la perte potentielle de temps et de ressources. Pour éviter d’en arriver là, les jeunes pousses se doivent donc de renforcer leur gouvernance et de rôder leur infrastructure informatique. Sur ce point, beaucoup se tournent aujourd’hui vers des ressources externalisées et dans le cloud, sous la forme d’un outil ERP.

Si cela ne vous dit rien, pas d’inquiétude, on vous explique tout. La particularité d’un ERP est d’embarquer, en un même logiciel et une seule base de données, toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de l’ensemble de l’activité d’une entreprise : comptabilité, gestion commerciale, gestion des stocks, logistique, et relation client, etc. Commun à tous les employés, cet outil permet d’avoir une vision d’ensemble sur l’information qui circule au sein d’une entreprise, ce qui limite ainsi le risque d’erreur. De quoi gagner en temps, en efficacité et en productivité. Alors, forcément, les startups sont séduites et n’hésitent plus à opter pour ce genre d’outils. C’est le cas d’Aircall, utilisatrice du logiciel ERP d’Oracle NetSuite. Mais comment bien choisir son logiciel ERP ? Quand passer à l’action ? Et que faut-il garder à l’esprit avant de lancer ? Paul Mondollot, chef de projet finances et BI chez Aircall, nous partage ses conseils.

Le bon timing 

Bien que de nombreuses nouvelles entreprises établissent souvent leurs opérations sans système ERP, cela change souvent lorsqu’elles rencontrent une croissance et des complexités grandissantes. C’est à ce moment-là que le recours à un outil ERP peut faire la différence. Là encore, tout va dépendre de votre entreprise : sa taille, sa maturité, son type de business, son empreinte géographique… Comme toujours, aucune règle n’est fixée à l’avance. Dans le cas d’Aircall, l’heure d’implémenter un ERP a sonné en 2019. « À l’époque, notre comptabilité était encore externalisée en France et aux États-Unis et on désirait l’internaliser. En revanche, on ne savait pas vers quoi se tourner. On avait des tas d’interrogations : quel outil mettre en place ? est-ce qu’un logiciel de comptabilité vaut le coup ?… » , se souvient le chef de projet. En hypercroissance, Aircall jette finalement son dévolu sur le logiciel ERP d’Oracle NetSuite, « une solution capable de nous donner de la flexibilité et laisser la porte ouverte aux inconnues » . « On ne voulait pas se retrouver bloqués si on prenait la décision d’ouvrir une société au Brésil, par exemple. Et plus on intègre tôt l’ERP à une entreprise, mieux c’est car c’est un processus long et complexe. Alors, on a foncé ! »

Une compatibilité qui a du sens

Une fois que l’idée d’implémenter un ERP a germé, place au choix de l’éditeur. Pour bien choisir votre futur logiciel, assurez-vous tout d’abord que les fonctionnalités proposées répondent aux besoins identifiés, notamment les besoins métiers liés aux spécificités propres à votre activité. Chez Aircall, plusieurs éditeurs logiciels ont ainsi été passés au crible. « Nous avons évalué le jeu des fonctionnalités dont disposait telle ou telle solution ERP. En l’occurrence, nous avions surtout besoin d’un outil capable de consolider notre comptabilité et nos finances, mais aussi de gérer les multi-devises étant donné que nous sommes implantés sur différents continents » , se souvient-on chez le spécialiste de la téléphonie dans le cloud qui a levé 65 millions de dollars en 2020. « Ensuite, nous avons exploré l’écosystème autour de l’éditeur : les réussites ou pas des précédents projets d’implémentation, les références clients, la maturité des intégrateurs… Avant de bien sûr comparer les budgets de chaque solution » , poursuit Paul Mondollot. Aircall a décidé que NetSuite répondait à ses besoins et qu’il pouvait accompagner la croissance de l’entreprise.

Une interface évolutive

Si la base d’un ERP est de s’adapter à la croissance d’une entreprise et de ses infrastructures, chaque logiciel est composé de modules qui lui sont propres. La plupart des entreprises se tournent d’abord vers un ERP pour gérer une activité particulière, telle que la finance. À vous donc d’évaluer en amont celles qui pourraient correspondre à l’évolution de votre organisation. « Au départ, on a mis en place un ERP pour la partie compatibilité et tout doucement, on a introduit d’autres modules métiers comme le processus de facturation. On songe désormais à rajouter d’autres briques au fur et à mesure du développement d’Aircall » , sourit Paul Mondollot.

Un investissement humain (et en temps)

Vous croyez que déployer un ERP ne dépend que de l’éditeur ? Détrompez-vous. Paul Mondollot prévient : la réussite d’un tel projet passe aussi par la mobilisation de ressources en interne.Chez Aircall, c’est notre directeur comptable qui a mené de front la première implémentation ERP, celle visant à réorganiser notre comptabilité. » Puis, lorsque quelques mois plus tard, la startup a décidé d’ajouter à son ERP un module pour simplifier la facturation clients, c’est cette fois Paul Mondollot qui a pris le relais. « Pendant six mois, j’ai travaillé à plein temps sur le projet en étroite collaboration avec NetSuite. C’est indispensable selon moi de mettre à disposition un ou plusieurs interlocuteurs qui auront pour mission de créer le nouveau système et suivre le déploiement en temps réel, préconise-t-il. En effet, les intégrateurs ne nous connaissent pas parfaitement. Chaque entreprise et chaque projet ne sont pas identiques. Implémenter un ERP, c’est un peu faire de la chirurgie sur un moteur en route donc il faut impliquer autant que possible les collaborateurs de l’entreprise dans le processus. »

Un sacré budget !

Si mettre en place un ERP a un coût humain, il y a également une implication financière. « Une implémentation ERP a un impact lourd dans une entreprise. Ça la révolutionne complètement » , insiste Paul Mondollot. Bien évidemment, tout dépend des projets, des besoins, du nombre de modules ou de la taille de l’entreprise. Reste qu’il ne faut pas négliger certains coûts cachés. « Une implémentation ERP réussit exige un certain budget mais sera profitable sur le long-terme. En revanche, il s’agit de ne pas oublier que cela nécessitera de mobiliser des ressources internes ou d’engager des frais liés à la maintenance » , conclut Paul Mondollot. Reste que chez Aircall, on s’accorde à le dire que le jeu en vaut la chandelle.

Maddyness, partenaire média de NetSuite